E-Procurement neu gedacht: Unsere ganzheitliche Lösung für Ihren Einkauf
Mit Sourcify digitalisieren Sie Ihre Einkaufsprozesse mühelos. Ein System, das exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und in wenigen Monaten nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert wird.
Von der Ausschreibung über die Bestellung bis zur automatisierten Rechnungsprüfung – wir bilden den kompletten Prozess in unserem nutzerfreundlichen System ab. Wollen auch Sie Ihren Einkauf optimieren?
Unsere Lösungen für:
Ausschreibungen
Das Erstellen von Ausschreibungen ist aufwendig: Sie sammeln mühsam Daten, formulieren Anforderungen, Artikelspezifikationen und Fragen. Lieferanten reichen ihre Angebote in unterschiedlichen Formaten ein – das macht die Auswertung kompliziert. Um einen Überblick zu erhalten, müssen Sie verschiedene Excel-Tabellen mühsam zusammenführen. Dieses zeitintensive Vorgehen kostet nicht nur Kraft und Energie, sondern bremst Sie spürbar aus.
Effizienz steigern – Kosten senken durch:
- Digitaler Zugriff auf Artikel, Spezifikationen und Bestellvolumina aus hinterlegten Lieferantenkatalogen
- Nutzung einmalig angelegter Textbausteine zur schnellen Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
- Einheitliches Angebotsformat für Lieferanten
- Automatisierter Angebotsvergleich per Klick
- Export der Angebote in gängige Formate
- Übernahme von Produkten und Konditionen nach Vergabe in Lieferantenkataloge
- Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung und transparente Konditionen
Mit unseren Kunden konnten wir bereits über 200 Ausschreibungen erfolgreich realisieren – optimieren und rationalisieren Sie Ihren Ausschreibungsprozess jetzt!
Vertragsverwaltung
Verträge sind oft verteilt – in Papierform, gescannt oder zentral abgelegt – wodurch Kündigungsfristen leicht übersehen werden. Das führt zu automatischen Verlängerungen und unnötigen Kosten.
Mit unserer Vertragsverwaltung behalten Sie alle Verträge im Blick:
- Zentrale Verwaltung: Alle Verträge konsolidiert an einem Ort – jederzeit griffbereit.
- Fristenmanagement: Automatische Erinnerungen für Kündigungs- oder Verlängerungsfristen.
- Individuelle Anpassungen: Vertragslaufzeiten und Mengenkontrakte flexibel einstellbar.
- Kostenersparnis: Vermeiden Sie unnötige Vertragsverlängerungen und sparen Sie bares Geld.
- Transparenz: Sie haben auf Knopfdruck den vollen Kostenüberblick – auch über die Gesamtkosten.
Bestellwesen & Warenannahme
Sie haben keinen Überblick darüber, wer was und wo bestellt. Investitionsanträge werden manuell und auf Papier bearbeitet – das verursacht hohe Kosten und verlängert Prozesse. Außerdem sind Sie unsicher, welche Waren wann eingetroffen sind, und möchten sich nicht durch unzählige Lieferscheine suchen?
Mit unserer digitalen Plattform optimieren Sie Bestellungen und Freigabeprozesse – transparent, effizient und standardisiert:
- Transparenz über alle Bestellungen und gelieferten Waren
- Digitale Abbildung von Freigaben für Bestellungen und Investitionsgüter
- Überblick über Budgets, Limits und Genehmigungen
- Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche
Rechnungsprüfung
Aktuell investieren Sie sehr viel Zeit in die Rechnungsprüfung, da die Kontierung und der manuelle Abgleich von häufig mehr als 100 Positionen aufwendig und fehleranfällig ist. Auch die Vergleichsbasis unterschiedlicher Bestellungen und Lieferscheine ist mühsam und führt zu keiner Wertschöpfung.
Unsere Lösung übernimmt den 3-fach-Abgleich von Rechnungen, Bestelldaten und Wareneingängen – sicher und automatisiert:
- Automatisierter Abgleich von Daten zur fehlerfreien Rechnungsprüfung
- Individuelle Freigabeworkflows und Berechtigungen sowie
- Nahtlose Übergabe an Ihr Buchhaltungsprogramm
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
- Bereit für E-Rechnung: ob Peppol-Netzwerk, ZUGFeRD oder XRechnung – mit Sourcify alles möglich
Beratung
Die Einführung neuer Systeme, Prozesse und Strukturen stellt Organisationen vor große Herausforderungen. Häufig fehlt es an Erfahrung und Ressourcen, um Change Management erfolgreich umzusetzen. Dies führt zu Widerständen, Ineffizienzen und verzögerten Projekterfolgen.
Mit unserer langjährigen, branchenspezifischen Expertise begleiten wir Ihre Organisation durch den Veränderungsprozess und sichern den Erfolg Ihrer Projekte:
- Effektives Change Management: Ganzheitliche Begleitung Ihrer Organisation bei allen Veränderungsschritten
- Stakeholder Management: Sicherstellung von Akzeptanz und Engagement aller Beteiligten
- Transparenz und Kommunikation: Klare Kommunikation und Nachvollziehbarkeit in allen Phasen des Projekts
- Branchenspezifische Erfahrung: Fundiertes Verständnis für die Herausforderungen und Besonderheiten der Hospitality-Branche
- Prozessoptimierung: Integration neuer Systeme in bestehende Strukturen ohne Reibungsverluste
Kennen Sie schon unsere Beratungskooperation mit Adconia? Als Ergänzung mit Fokus auf Einkauf, Supply- und Value-Chain berät unser Partner Sie gerne.
So funktionieren Ausschreibungen mit Sourcify
Bedarfsermittlung
Hier beginnt der Prozess, indem Artikel, Spezifikationen und Bestellvolumina identifiziert werden.
Mit Sourcify wird dieser Schritt erheblich erleichtert, da die Software Zugriff auf digitale Lieferantenkataloge bietet. Bereits hinterlegte Daten können schnell abgerufen und in die Bedarfserfassung integriert werden. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Bedarfsermittlung.
Erstellung
Nach der Bedarfserfassung erfolgt der eigentliche Ausschreibungsprozess.
Mithilfe von Textbausteinen wird eine standardisierte und schnelle Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ermöglicht. Zudem stellt Sourcify sicher, dass alle Lieferanten ein einheitliches Format für ihre Angebote erhalten, welches die spätere Vergleichbarkeit vereinfacht.
Ihr optimierter Einkaufsprozess
Einblick gefällig? Sehen Sie selbst! Vorteile von Sourcify im Ausschreibungs-Prozess
Software-Schulterblick Vorteile von Sourcify im Bestellprozess
Von Anfang an in professionellen Händen
Mit Sourcify sind Sie von der ersten Idee bis zur Implementierung in besten Händen. Unser strukturierter und erprobter Projektablauf sorgt dafür, dass Ihre Prozesse reibungslos digitalisiert und optimiert werden – maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.
Kick-Off Meeting
Gemeinsam stimmen wir Ihre Anforderungen und Ziele ab, um das Projekt optimal zu starten.
Stammdaten-Bereitstellung
Sie stellen uns die relevanten Daten bereit, damit wir eine solide Grundlage schaffen können
System-Einrichtung
Wir richten das System entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen ein.
Lieferanten- und Katalogabstimmung
Gemeinsam klären wir, welche Lieferanten und Artikelkataloge eingebunden werden sollen.
Upload der Lieferanten- und Katalogdaten
Wir integrieren gemeinsam mit Ihren Lieferanten die abgestimmten Daten in Ihr System.
Schulung der Key User
Ihre zentralen Ansprechpartner werden intensiv geschult, um das System sicher zu bedienen.
Fine-Tuning
Wir optimieren Prozesse und Systemeinstellungen basierend auf Ihrem Feedback.
Schulung der User
Ihre Mitarbeiter in den Hotels und der Zentrale werden gezielt geschult, um das System effizient zu nutzen.
Go-Live
Ihr System geht an den Start – perfekt vorbereitet und direkt einsatzbereit.
Mit uns haben Sie einen Partner, der Sie durch jede Phase des Projekts begleitet und sicherstellt, dass Ihre Ziele erreicht werden. Lassen Sie uns gemeinsam starten!
Wir unterstützen Sie bei allen Fragen und Problemen! Wir stehen immer zur Verfügung
Support
Digital – ganz nah
Auf uns können Sie sich verlassen: Wir unterstützen Ihre Organisation zuverlässig im laufenden Betrieb. Unser Support-Team kennt die Herausforderungen der Hotellerie und Gastronomie aus erster Hand und unterstützt Sie mit schnellen, praxisnahen Lösungen.
Schulungen
Präsenz oder online
Selbst intuitive Systeme benötigen eine Einführung, um optimal genutzt werden zu können. Ob webbasiert oder vor Ort, wir erstellen unser Schulungskonzept ganz nach Ihren Wünschen. Auch im laufenden Betrieb bieten wir regelmäßige Trainings an, damit Sie stets auf dem neusten Stand bleiben.
Weiterentwicklung
Maßgeschneiderte Lösungen
Unser System wächst mit Ihnen: Sie profitieren von kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Updates. Wenn Sie spezielle Anpassungen wie neue Schnittstellen, Workflows oder Funktionen benötigen, prüfen wir gemeinsam die Umsetzbarkeit und passen das System individuell an Ihre Anforderungen an.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Finden Sie das passende Paket für Ihren Betrieb
Egal, ob Hotellerie oder Gastronomie, individuell oder Kette – wir haben die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse!