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Digitale Lösungen

eProcurement

eProcurement

Mit Sourcify digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse kinderleicht

Sourcing

Vertragsmanagement

Bestellwesen

Warenannahme

Rechnungsprüfung

Interface accounting
Scanning & invoice receipt

Sourcing

Die Herausforderung

Bei dem Erstellen einer Ausschreibung sammeln Sie mühevoll Daten, formulieren Ihre Anforderungen, Artikelspezifikationen und Fragen. Zu allem Überdruss reichen Lieferanten Ihre Angebote -nicht wie gewünscht- in individuellen Formaten ein. Das erschwert die Be- und Auswertung. Sie fügen verschiedene Excelformate zusammen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Das alles kostet viel Kraft, Energie und Zeit.

Unsere Lösung

Mit unserer Sourcing Funktion sparen Sie Zeit bei der Erstellung von Ausschreibungen, da ihnen bereits einmalig angelegte Textbausteine, sowie bestehende Artikel, deren Spezifikation und die Bestellvolumina aus Ihren vorhandenen Lieferantenkatalogen bequem zur Verfügung stehen. Das standardisierte Verfahren zwingt die Lieferanten bei der Angebotsabgabe in ein einheitliches Format. Somit ist der Angebotsvergleich automatisiert und kann per Knopfdruck zur weiteren Bearbeitung in alle gängigen Formate exportiert werden. Nach der Vergabe an einen Lieferanten können Sie die Ausschreibungsprodukte und Konditionen ganz leicht in ihre Lieferantenkataloge übernehmen.

Vertragsmanagement

Die Herausforderung

Sie haben Ihre Verträge in papierform oder gar per Scan an verschiedenen Orten oder sogar zentral abgelegt. Doch immer wieder kommt es vor, dass Sie Kündigungsfristen verpassen und die Verträge automatisch ohne Neuverhandlung weitergeführt werden.

Unsere Lösung

Legen Sie alle Arten von Verträgen, wie Rahmenverträge, Lieferverträge, Dienstleistungsverträge, Miet- u. Pachtverträge etc. zentral in unserem Vertragsmanagement Tool ab. Geben Sie die Laufzeiten und Kündigungsfristen der Verträge ein und Sie werden individuell nach Ihren Wünschen rechtzeitig daran erinnert Verträge zu kündigen bzw. neu auszuhandeln. Auch Mengenkontrakte für Abrufbestellungen können eingestellt werden. Sparen Sie auf diesem Weg ganz einfach Geld.

Bestellwesen

Die Herausforderung

Sie haben keine Übersicht darüber, was von Ihren Mitarbeitern wo bestellt wird. Auch Investitionsanträge durchlaufen manuell und auf Papier ihre Stationen bis zur Freigabe. Es fallen hohe Preise und zusätzliche Prozesskosten an.

Unsere Lösung

Mit definierten Sortimenten greifen Ihre Mitarbeiter immer zum richtigen Artikel und Preis. So erhalten sie nicht nur Transparenz über die Bestellungen sondern sorgen für definierte Qualitäten und Standards in den Betrieben. Mit Genehmigungsgrenzen, fachlichen Genehmigungen, Budgets und Limits haben Sie jeglichen Überblick und auch Ihre Freigaben für Investitionsgüter können Sie digital abbilden. Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet, dadurch gelingt der Umgang mit dem System besonders intuitiv.

Warenannahme

Die Herausforderung

Welche Waren sind wann angekommen? Kann man das jederzeit mit Gewissheit, und vor allem ohne etliche Lieferscheine zu durchsuchen, sagen? Wahrscheinlich nicht.

Unsere Lösung

Mit der integrierten Wareneingangsbuchung können Sie jederzeit revisionssicher nachverfolgen, wann welche Waren angenommen wurden. Dieser Prozess hilft gleichzeitig dabei, die Informationen für die Materialwirtschaft aufzubauen und dient der Rechnungsprüfung.

Rechnungsprüfung

Die Herausforderung

Aktuell investieren Sie sehr viel Zeit in die Rechnungsprüfung, da die Kontierung und der manuelle Abgleich von häufig mehr als 100 Positionen aufwendig und fehleranfällig ist. Auch die Vergleichsbasis unterschiedlicher Bestellungen und Lieferscheine ist mühsam und führt zu keiner Wertschöpfung.

Unsere Lösung

Nachdem die Rechnungen über einen Scan an unser Rechnungsprüfungs- tool übermittelt wurden, kontrolliert und gleicht unser System die Rechnungen im 3-fach-Match mit den Wareneingängen und Bestelldaten ab. Stimmen die Daten überein, können Sie an die Buchhaltung zur Zahlung übergeben werden. Eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungsprogramm erleichtert Ihnen zusätzlich die Abläufe und verschlankt Ihre Prozesse. Alle Dokumente werden revisionssicher in einem Datenmanagementsystem abgelegt. Somit benötigen Sie kein weiteres Rechnungsarchiv.

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